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Digitalisieren Sie Ihren Einkaufsprozess von Frachtraten mit SHIPSTA Flex

Für viele Unternehmen ist Excel seit jeher der Standard, wenn es um Ausschreibungen im Frachteinkauf geht. 

Aber sind Frachtausschreibungen mit Excel heutzutage überhaupt noch zeitgemäß?

Wie wir alle wissen: Auch in Zeiten der Digitalisierung werden Frachtausschreibungen mit Excel durchgeführt. Jedoch bringt es gerade im Bereich des logistischen Frachteinkaufs viele Einschränkungen mit sich, die Einkäufer und Logistiker in ihrem derzeit vorhandenen, hohen Entwicklungspotenzial ausbremsen.

 

Neue Technologien digitalisieren den Einkaufsprozess in rasantem Tempo. Setzten auch Sie diese Entwicklung ein und generieren Sie durch SHIPSTA Flex neue Erkenntnisse und einen Mehrwert aus Ihren Daten.

 

Unsere innovative eProcurement Plattform wird Ihre Arbeit gegenüber Excel revolutionieren:

 

Excel: Manuelle Routinen und problematische Datenintegration der Frachtraten

Daten müssen bei Frachtausschreibungen mit Excel manuell übertragen werden. Das bedeutet aufwändige Routinearbeiten und Probleme mit der Datenintegration. Die Arbeit in Excel startet mit der Dateneingabe. Die Daten stammen oft aus verschiedenen Unternehmensanwendungen, die nicht für die Planung der logistischen Prozesse gedacht sind. Manuelle Routinearbeiten bei jeder Aktualisierung im Unternehmen sind die Folge.

SHIPSTA Flex: Ermöglicht den automatischen Datenupload von jedem beliebigen System. Aktuelle und historische Daten sind im zentralen Rate Management immer auf dem neuesten Stand und abteilungsübergreifend verfügbar.

 

Excel: Flexibilität, die jedoch Ihre Ergebnisse beeinträchtigen.

Bei Hunderten von Formeln und unbegrenzten manuellen Änderungen gibt es keinen sicheren Weg, die Validität von Zahlen, Berechnungen und Datenintegrität zu gewährleisten. Das kennt jeder, der seine Frachtausschreibungen mit Excel durchführt: Sie überprüfen Ihr Modell und die Formeln, aber die Zahlen sind falsch. Die Summenformel enthält nicht den gesamten Bereich und die VLOOKUP-Funktion hat falsche Ergebnisse geliefert. Die versehentliche Überschreibung einer Formel oder nur eine manuelle Änderung kann einen Fehler erzeugen, der sich über mehrere Spreadsheet-Generationen hinweg fortsetzt. Damit wird das Arbeiten bei Frachtausschreibungen mit Excel sehr aufwändig und zeitraubend.

SHIPSTA Flex: Alle Berichtsstrukturen werden zentral und transparent verwaltet. Doubletten oder fehlende Datenpunkte sind passé. Das gilt auch für sämtliche Formeln. SHIPSTA Flex sorgt für Konsistenz und ermöglicht Aktualisierungen, die sofort für alle Benutzer zugleich verfügbar sind.

 

Excel: Simulation und What-if-Analysen – Excel-Modelle sind zwar einfach zu erstellen, aber sie sind auch anfällig für Diskrepanzen.

Die Datengenauigkeit wird zum Problem bei Frachtausschreibungen mit Excel. Die Simulation, Bewertung und der Vergleich verschiedener Planungsszenarien ist ein wesentlicher Schritt im Nominierungsprozess. Wenn Sie nur mit Spreadsheets arbeiten, müssen Sie oft Dutzende von Blättern kopieren, um nur ein Szenario zu erstellen. Da Excel sowohl als Datenbank als auch als Rechenmaschine fungiert, erfordert das Erstellen von Vergleichen verschiedener Annahmen und Szenarien übermäßig viel Zeit, Vorbereitung und Bearbeitungsaufwand.

SHIPSTA Flex: Alle aktuellen und historischen Daten sind zentralisiert und Berechnungen werden von der Plattform aus in Echtzeit durchgeführt. Updates sind einfach umsetzbar und wirken sich auf alle Daten aus.

 

 

Excel: Ausschreibungs-Workflow – Excel ist nicht dafür gemacht, Daten zu verteilen und dann neue Versionen einzusammeln.

Es fehlt an Prozesskontrolle, wenn Daten für Frachtausschreibungen mit Excel mehrfach kopiert und ausgetauscht werden. Die logistische Planung arbeitet in der Regel mit mehreren Ausschreibungsrunden für die Zielsetzung, Datenerfassung und Nominierung.

Die Anwender, Ihre Supplier, erhalten für Frachtauschreibungen mit Exel eine leere Tabelle samt Richtlinien für die Quotierung der Frachtraten. Die Nutzer müssen unter Berücksichtigung sehr spezifischer Standards ihre Raten in die Excel-Tabellen eingeben und übermitteln. Anschließend müssen Sie diese Excellisten auswerten und analysieren, um dann weitere Ausschreibungsrunden zu starten.

Excel ist für die Steuerung dieser Workflows nicht konzipiert. Außerdem können bei Frachtausschreibungen mit Excel Vorschlagswerte nicht automatisch verteilt werden, sodass die Nutzer mit ihrer Planung bei einer neuen Runde bei „Null“ starten müssen.

SHIPSTA Flex: Analysen, Szenarien und Workflows sind komplett integriert. Auch Genehmigungen und Datensperren werden unterstützt und können individuell an die benötigten Prozesse angepasst werden.

 

Excel: Unbegrenzte Datenmodelle für alle Dimensionen – Excel ist kein mehrdimensionales Tool.

Die Anwender von Frachtausschreibungen mit Excel sind gezwungen, mit Berichten einzelner Abteilungen zu arbeiten statt mit dynamischen Masken. Für ein mittelständisches Unternehmen mit z.B. zehn Produktionsstätten, zehn Regionen und zehn Kostenstellen können schnell über 1000 Spreadsheets pro Jahr zusammenkommen. Dabei sind Entwürfe und Simulationen noch nicht mal mit eingerechnet. Darüber hinaus bedeutet die Änderung einer einzelnen Vorlage die Aktualisierung von Dutzenden von Excel-Sheets – in den meisten Fällen individuell. Das Risiko falscher Formeln ist groß und kann nicht ausgeschlossen werden. Excel ist einfach kein multidimensionales Tool.

SHIPSTA Flex: Arbeiten mit dynamischen Masken statt mit individuellen Abteilungsberichten. Volle Konnektivität zwischen verschiedenen Datenquellen auf der Anwenderebene.

 

Starten Sie mit SHIPSTA Flex in die Zukunft des digitalen Frachteinkaufs! Lassen Sie sich von SHIPSTA überzeugen und buchen Sie direkt Ihren persönlichen Demo-Termin.

 

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About SHIPSTA

SHIPSTA was founded by Christian Wilhelm (CEO), Stefan Maratzki (CTO) and Oliver Ritzmann (CCO) in 2015. The innovative software company is headquartered in Luxembourg and has a branch in the Digital Logistics Hub in Hamburg. SHIPSTA has become one of the market leaders for eProcurement solutions in Germany. The eProcurement platform optimizes freight tenders by digitalizing and automating them. SHIPSTA’s clients include global companies from sectors such as food, high tech, pharma and automotive.

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